Ведение участка заработной платы, кадровый учёт

Ведение участка заработной платы и кадровый учет — это две тесно связанные, но различные функции в любой организации, отвечающие за управление персоналом и его вознаграждением. Вместе они обеспечивают законность, прозрачность и эффективность всех процессов, связанных с сотрудниками.

Давайте разберем каждую из них по отдельности:

  1. Ведение участка заработной платы

Это совокупность процессов, связанных с расчетом, начислением и выплатой заработной платы сотрудникам, а также с уплатой всех связанных налогов и страховых взносов.

Что включает в себя:

  • Расчет и начисление:
  • Ежемесячной заработной платы, премий, надбавок, доплат.
  • Отпускных (оплата отпусков).
  • Больничных пособий.
  • Компенсаций (например, при увольнении, за неиспользованный отпуск).
  • Пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком.
  • Удержания из заработной платы:
  • Налог на доходы физических лиц (НДФЛ).
  • Алименты (по исполнительным листам).
  • Возмещение ущерба, профсоюзные взносы и другие удержания по закону или по заявлению сотрудника.
  • Расчет и уплата налогов и страховых взносов:
  • Расчет страховых взносов (на пенсионное, социальное, медицинское страхование, а также взносов «на травматизм»).
  • Формирование платежных поручений и своевременная уплата этих взносов в государственные фонды (Социальный Фонд России, Федеральная налоговая служба).
  • Выплата заработной платы:
  • Подготовка ведомостей на выплату.
  • Перечисление денежных средств на банковские карты сотрудников или выдача наличных.
  • Формирование отчетности:
  • Регулярная сдача отчетов в Федеральную налоговую службу (ФНС), Социальный Фонд России (СФР) и Росстат (например, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1).
  • Подготовка расчетных листков для сотрудников.
  • Взаимодействие с внешними органами:
  • Ответы на запросы ФНС, СФР, прокуратуры и других контролирующих органов.

 

  1. Кадровый учет

Это систематизированный процесс документирования и учета всех операций, связанных с трудовой деятельностью сотрудников с момента их приема на работу до увольнения. Он направлен на соблюдение требований трудового законодательства и формирование полной и достоверной информации о кадровом составе организации.

Что включает в себя:

  • Оформление трудовых отношений:
  • Подготовка и заключение трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним.
  • Оформление приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.
  • Внесение записей в трудовые книжки (для тех, кто еще их ведет) или ведение электронных трудовых книжек.
  • Ведение личных дел сотрудников:
  • Сбор и хранение документов (паспорта, СНИЛС, ИНН, документы об образовании, военный билет и т.д.).
  • Актуализация личных данных.
  • Учет рабочего времени:
  • Ведение табелей учета рабочего времени.
  • Оформление графиков работы, сменности.
  • Учет отпусков:
  • Составление и контроль соблюдения графика отпусков.
  • Оформление приказов на отпуск (основной, дополнительный, без сохранения заработной платы).
  • Оформление командировок:
  • Подготовка приказов о направлении в командировку.
  • Воинский учет:
  • Оформление документов воинского учета в соответствии с требованиями законодательства.
  • Взаимодействие с военкоматами.
  • Разработка и ведение внутренней нормативной документации:
  • Штатное расписание.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Положения об оплате труда, премировании (совместно с бухгалтерией).
  • Должностные инструкции.
  • Формирование и сдача отчетности:
  • Отчетность в Социальный Фонд России (СФР) – сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1).
  • Отчетность в Росстат (по запросу).
  • Консультирование сотрудников:
  • По вопросам трудового законодательства, оформления документов, предоставления справок.